Cuando comprás bienes o servicios para tu actividad económica, no alcanza con guardar la factura que te manda el proveedor. Como contribuyente, también tenés la responsabilidad de verificar que el comprobante sea válido y que la información registrada sea correcta.
Una factura con errores puede generar problemas al momento de respaldar un gasto o utilizar el crédito fiscal del IVA.
Por eso, estas son 5 verificaciones que te recomendamos hacer a tus proveedores:
1. Verificá la actividad económica del proveedor
Antes de registrar una factura, confirmá que el proveedor esté inscrito en una actividad económica acorde con el bien o servicio que te está vendiendo o prestando.
Esto es especialmente importante cuando se trata de proveedores nuevos o de servicios que no son habituales para tu empresa.
La actividad económica registrada debe guardar relación con la operación que estás realizando.
2. Verificá el método de facturación utilizado
En Costa Rica, los contribuyentes obligados deben utilizar el sistema de comprobantes electrónicos establecido por la Administración Tributaria.
Por eso, si un proveedor que debería facturar electrónicamente te entrega un comprobante en papel, es importante revisar la razón y determinar cuál es el tratamiento que corresponde.
No deberíamos simplemente recibir el documento, archivarlo y registrarlo en la contabilidad sin hacer esta verificación.
3. Revisá que el IVA sea correcto
No todas las compras y servicios tienen necesariamente el mismo tratamiento de IVA.
Al recibir una factura, verificá que:
- La tarifa de IVA aplicada sea la que corresponde.
- El monto calculado sea correcto.
- Si existe una exoneración, esta esté debidamente respaldada.
Un error en el IVA puede afectar directamente el crédito fiscal que la empresa registra en su declaración.
4. Verificá el estado del comprobante electrónico
Recibir una factura electrónica no significa automáticamente que esta haya sido aceptada por Hacienda.
Es importante verificar el estado del comprobante electrónico y confirmar que haya sido recibido y aceptado por la Administración Tributaria.
Muchos sistemas contables realizan esta validación automáticamente. Si el sistema que utilizás no lo hace, es importante establecer un control para revisar los comprobantes recibidos.
Una factura rechazada por Hacienda no debería registrarse como si fuera un comprobante tributariamente válido.
5. ¿Qué pasa si recibís un comprobante de papel?
Si recibís un comprobante de papel, primero debés determinar por qué el proveedor está utilizando este documento y cuál es el procedimiento que corresponde.
En los casos en que corresponda, el comprador debe emitir la factura de compra electrónica dentro del mismo mes en que recibió el documento.
Para los contribuyentes que no utilizan facturación electrónica, estas operaciones deben considerarse dentro de la declaración informativa D-270, según corresponda.
Por eso, un comprobante de papel no debería simplemente archivarse como si fuera una factura electrónica.
Dos recordatorios importantes
Los tiquetes electrónicos no sustituyen una factura
Los tiquetes electrónicos no tienen validez tributaria para respaldar gastos o créditos fiscales. Si la compra está relacionada con la actividad económica de tu empresa, verificá que el proveedor te entregue el comprobante que corresponde.
Revisá también la forma de pago
Cuando una compra o gasto supera aproximadamente ₡1,3 millones, es importante revisar que el pago se realice mediante el medio bancario que corresponda, de acuerdo con las disposiciones tributarias aplicables.
Este tipo de controles puede parecer pequeño, pero cuando se realizan de forma constante ayudan a mantener una contabilidad más ordenada y a reducir riesgos tributarios.
¿Tu empresa revisa las facturas de sus proveedores?
No se trata solamente de recibir la factura y guardarla. También hay que verificar al proveedor, el comprobante, el IVA y su estado ante Hacienda.
Si no estás seguro de que tu proceso de compras esté cubriendo estos puntos, conversemos. Es más fácil corregirlo ahora que durante una fiscalización.
No puedo crear el usuario ovi
Estoy tratando de crear un usuario en oviy súper complicado
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